Üniversite Senatosunun 25.06.2013 tarih ve 13 nolu toplantı tutanağının ekidir.
GAZİANTEP ÜNİVERSİTESİ ELEKTRONİK BELGE YÖNETİM SİSTEMİ (EBYS) VE İMZA YETKİLERİ YÖNERGESİ
BİRİNCİ BÖLÜM
Genel Esaslar
Amaç
Madde 1-Bu yönergenin amacı; Gaziantep Üniversitesi yöneticilerinin yürürlükteki mevzuat hükümlerine göre yetki ve sorumluluklarını belirlemek, verilen yetkileri belirli ilkelere bağlamak, alt kademelere yetki tanıyarak, sorumluluk duygusunu geliştirmek, üst makamlara sunulacak konularda izlenecek usul ve esasları düzenlemek, üst görevlilerin önemli konularda daha etkin kararlar almasını kolaylaştırarak temel sorunlarla ilgilenmeleri için yeterli zaman bulmalarına imkan sağlamak, hizmette hız, verimlilik ve etkinliği artırmaktır.
Kapsam
Madde 2- Bu yönerge; 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu ve diğer ilgili mevzuat uyarınca, Gaziantep Üniversitesi ve bağlı birimlerin yapacakları yazışma, yazışmalara ilişkin yürütecekleri işlem süreçleri ile evrak/belge kayıt işlemlerinde izlenmesi gereken usul, esas ve şartları ile diğer hususları kapsar.
Dayanak
Madde 3-Bu Yönerge 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu, 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu, 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu, 124 sayılı Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumlarının İdari Teşkilatı Hakkında Kanun Hükmünde Kararname, 02.02.2015 tarihli ve 229255 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan “Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik”, Elektronik Belge Standartları hakkında Başbakanlık 2008/16 nolu genelgesi, Kurumlar arası Elektronik Belge Paylaşım Hizmeti Kriterleri, yetki ve sorumluluk gösteren yürürlükteki mevzuat hükümlerine dayanılarak, düzenlenmiştir.
Tanımlar
MADDE 4- Bu Yönergede yer alan;
Yönerge : Gaziantep Üniversitesi Rektörlüğü EBYS ve İmza Yetkileri Yönergesi,
Üniversite : Gaziantep Üniversitesini,
Rektör : Gaziantep Üniversitesi Rektörünü,
Rektör Yardımcısı : Gaziantep Üniversitesi Rektör Yardımcılarını,
İç Denetim Birim Yöneticisi : İç Denetim Birimi Başkanı veya Rektörce görevlendirilmiş İç Denetim Birimi Sorumlusunu,
İç Denetçi : Gaziantep Üniversitesi İç Denetçilerini,
Dekan : Gaziantep Üniversitesi Fakültelerinin Dekanlarını,
Enstitü Müdürü : Gaziantep Üniversitesine bağlı Enstitülerin Müdürlerini,
Yüksekokul Müdürü : Gaziantep Üniversitesi Yüksekokullarının Müdürlerini,
Meslek Yüksekokulu Müdürü : Gaziantep Üniversitesi Meslek Yüksekokullarının Müdürlerini,
Merkez Müdürü : Gaziantep Üniversitesi Araştırma Merkez Müdürlerini,
Bölüm Başkanı : Gaziantep Üniversitesi akademik birimlerine bağlı Bölüm Başkanlarını,
Ana Bilim Dalı /Ana Sanat Dalı/Program Başkanı:Gaziantep Üniversitesi akademik birimlerine bağlı Anabilim/Anasanat Dalı başkanlarını,
Koordinatörlükler: Gaziantep Üniversitesi Uluslar arası İlişkiler, Farabi Değişim, Bilimsel Araştırma Projeleri, Öğretim Üyesi Yetiştirme, Kalite ve Proje Geliştirme, Mevlana Değişim, Toplumsal Duyarlılık Projesi ve Atatürk Kültür Merkezi Koordinatörlüğünü,
Genel Sekreter : Gaziantep Üniversitesi Genel Sekreterini,
Genel Sekreter Yardımcısı : Gaziantep Üniversitesi Genel Sekreter Yardımcılarını,
Daire Başkanı : Gaziantep Üniversitesi Daire Başkanlarını,
Hukuk Müşaviri : Gaziantep Üniversitesi Hukuk Müşavirini,
Döner Sermaye İşletme Müdürü : Gaziantep Üniversitesi Döner Sermaye İşletme Müdürünü,
Hastane Başhekimi: Şahinbey Araştırma ve Uygulama Hastanesi Başhekimini,
Hastane Başhekim Yardımcısı: Şahinbey Araştırma ve Uygulama Hastanesi Başhekim Yardımcısını,
Hastane Başmüdürü :Gaziantep Üniversitesi Üniversite Hastaneleri Başmüdürünü,
Sekreterlik: Fakülte, Enstitü, Yüksekokul, Meslek Yüksekokulu Sekreterliklerini,
Şube Müdürlüğü: Gaziantep Üniversitesi Genel Sekreterlik, Daire Başkanlıklarına bağlı Şube Müdürlüklerini ve Şahinbey Araştırma ve Uygulama hastanesine bağlı müdürlükler,
Müdür Yardımcılığı: Şahinbey Araştırma ve Uygulama Hastanesine bağlı Müdür yardımcılıklarını,
Şeflik ya da Birim/Servis: Gaziantep Üniversitesi Daire Başkanlıkları ve Şube Müdürlükleri ile Fakülte, Enstitü, Yüksekokul, Meslek Yüksekokulu, Hastane vb. bağlı Şeflik ya da Birim/Servislerini,
Birim: Fakülte, Yüksekokul, Meslek Yüksekokulu, Enstitü, Araştırma ve Uygulama Merkezi, Şahinbey Uygulama ve Araştırma Hastanesi Başhekimliği, Genel Sekreterlik, Daire Başkanlığı, Hukuk Müşavirliği, İçdenetim Birimi, Rektörlüğe Bağlı Birimler, Döner Sermaye İşletme Müdürlüğü, Koordinatörlükler,
EBYS: Elektronik Belge Yönetim Sistemi
Birim Amiri: Üniversitedeki tüm akademik ve idari birim yöneticilerini,
Yetkililer: Rektör, Rektör Yardımcıları, İç Denetim Birimi Yöneticisi, Fakülte Dekanları, Enstitü Müdürleri, Yüksekokul Müdürleri, Meslek Yüksekokulu Müdürleri, Araştırma Uygulama Merkezi Müdürleri, Genel Sekreter, Genel Sekreter Yardımcıları, Daire Başkanları, Hukuk Müşaviri, Şahinbey Araştırma ve Uygulama Hastanesi Başhekimliği, Döner Sermaye İşletmesi Müdürü, Koordinatörleri ve Birim Amirlerini, ifade eder.
Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) Komisyonu:.Genel Sekreter Başkanlığında, ilgili Daire Başkanları,Fakülte Sekreterleri, Hukuk Müşaviri, İç denetçi, Şube Müdürleri, Hastane Müdür Yardımcısı ve teknik personelden oluşur. Bunlar içerisinden en fazla 15 kişi komisyon üyesi olarak seçilir.
İlkeler ve Yöntemler Madde 5-
ç) Resmi Yazışmalarda kullanılacak dosya numarası tüm akademik ve idari birimlerde Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’nün 24.11.2017 tarihli ve 79208 sayılı yazısı ile Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı’nın 06.12.2017 tarih ve 83786 sayılı yazısı ekinde yer alan “Yükseköğretim Üst Kuruluşları ve Yükseköğretim Kurumları Saklama Süreli Standart Dosya Planı” kitapçığında belirtildiği biçimde kullanılacaktır.
e)İşlem ve evrakın niteliğine göre değerlendirmenin yapılarak, geciktirilmeden sonuçlandırılması için gerekli çalışmalar yapılır. Süreli ve hukuki sonuç ortaya çıkabilecek evrak titizlikle takip edilir.
f)Üniversiteye bağlı tüm birimler, görev alanları ile ilgili mevzuat hükümleri dışında, makam atlayarak, yazışma yapmayacaklar, ancak eşdeğeri birimlerle bilgi isteme-verme gibi yazışma yapabileceklerdir. Anabilim Dalı Başkanlığı Bölüm Başkanlığını, Bölüm Başkanlığı, Dekanlığı atlayarak üst makamlarla, Daire Başkanlıkları ve Rektörlük birimleri kendilerine imza yetkisi verilen konular dışında üst makamlarla yazışma yapmayacaklardır. Araştırma ve Uygulama Merkezi Müdürlükleri/Başkanlıkları üst makamlarla olan yazışmalarını ve talep yazılarını Rektörlük aracılığıyla yapacaklardır.
ı)Her birim amiri, görevine ilişkin konularda bildirilmesi gereken hususları zamanında üstlerine bildirmekle yükümlüdür.
Sorumluluk Madde 6-
ç)Gizlilik dereceli bilgi ve evrakın, bilmesi gereken dışında, ilgisiz kişilerin eline geçmesinden, haberdar olmasından birim amiri ve tüm ilgililer,
sorumludur.
İKİNCİ BÖLÜM
İmza Yetkileri
Rektör Tarafından Yürütülecek İşler İle İmzalanacak Yazılar ve Onaylar
Madde 7- Rektör tarafından yürütülecek işler ile imzalanacak yazılar ve onaylar şunlardır;
ç) Yazılı, görsel ve işitsel medyaya demeç verme,
f)Özel Kanunlarda belirtilen hususlar saklı kalmak üzere, Üniversite kadrosundaki tüm personelin görev yerlerinin belirlenmesi, Üniversite içinde yer değiştirme ve asalet tasdik onayları, açıktan, naklen ve unvan değişikliği, Dekanların atanma teklifi, Müdür atamaları ile istifa onayları, açıktan atama ile ilgili kadro talep yazıları, Üniversite içinde yer değişikliğine ilişkin geçici görevlendirme ile boş bulunan yönetici durumundaki idari kadrolara vekalet ve tedvir yazıları ve onayları, ilgili personeli görevden uzaklaştırma ve göreve iade onayları, akademik personelin görev süresi uzatım onayları, (Dekan yetkisinde alınırken de 7 güne kadar olan görevlendirmeler ibaresi kullanılacak.)
ı) Vali, Garnizon Komutanı, Büyükşehir Belediye Başkanı ve Cumhuriyet Başsavcısı imzası ile gelen yazılara verilecek cevaplar ile bu kurumlara yazılacak önemli nitelikteki yazılar,
m)Üniversite yatırım teklifleri ve yıllık programların uygulanması ile ilgili yazılar,
ö)Üniversiteye ait veya üniversiteye tahsisli gayrimenkuller ile ilgili olarak diğer kurumlarla yapılan yazışmalar.
p)2886 sayılı İhale Kanununun 51/9 maddesine göre yapılacak ihalelerin (Kantin, kırtasiye) onayları(yazışmaları ilgili birim yapabilir),
r)5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ve değişik 4734 Sayılı İhale Kanun ile Merkezi Yönetim Bütçe Kanunun, Yatırımların Uygulanması, Koordinasyon ve İzlenmesine Dair Bakanlar Kurulu Kararı gereğince Üst Yönetici olarak verilen görev / sorumluluklar ile bundan dolayı iş ve işlemlerle ilgili yazılar,
ş)Adli ve İdari yargıda açılan davalar ile ilgili bilgi ve belge isteme, yargı Kararlarının ilgili birime bildirme yazısı ile soruşturmacının isteği doğrultusunda diğer kurumlardan bilgi ve belge isteme yazısı,
ü) ÖYP(Öğrenci Yetiştirme Programı), 50/d, 35.madde, Tıpta Uzmanlık ve Yandal Öğrenimleri süresince Üniversitemize atanan akademik personelin göreve başlayış ve görevden ayrılış onayları,
y)Personelin aylıksız izin onayları ( Doğum sonrası, Askerlik hariç)
Rektör Yardımcıları Tarafından Yürütülecek İşler ile İmzalanacak Yazılar ve Onaylar
Madde 8- Rektör tarafından yetki verildiği takdirde Rektör Yardımcıları tarafından yürütülecek işler ile imzalanacak yazı ve onaylar şunlardır;
yazılar,
d)Öğrencilerin yurtiçi ve yurtdışı kültür ve spor faaliyetleri görevlendirme onayları ile spor-kültür alanlarında üniversitelerarası yarışmalara katılması için onay verilmesi
e)Üniversitenin salonlarında düzenlenecek konferans ve seminer izinleri,
f)Üniversite Stratejik Planı, Üniversite Faaliyet Raporu, Üniversite Öz Değerlendirme Raporu, Performans Programı, Yatırım Programı, Bütçe Çağrısı, Yıllık Faaliyet Raporu ile ilgili olarak yayınlanan kanunla ilgili tebliğler ve yönetmeliklere ait yapılan yazışmalar,
g)Rektör imzasıyla gelen önemli yazıların dışında diğer üniversitelerle yapılan yazışmalar,
h)Üniversite internet sitesinde yayınlanacak duyuruların onayları,
ı)657 Sayılı Devlet Memurları Kanununun 89. madde görevlendirmeleri,
Genel Sekreter Tarafından Yürütülecek İşler İle İmzalanacak Yazılar ve Onaylar Madde 12- Genel Sekreter tarafından yürütülecek işler ile imzalanacak yazılar ve onaylar
şunlardır;
a)Üniversitemize kurum dışından gelen yazılar konularına göre ilgili birimlere dağıtımı ve sevk edilmesi,
e)İl içi araç görevlendirme onayları,
f)Konusuna göre idari birimlerden Rektörlük Makamına hitaben yazılması gereken yazılar,
e)Üniversite Senatosu ve Yönetim Kurulu kararlarının ilgili akademik ve idari birimlere gönderilmesine ilişkin üst yazılar,
ı)Rektör tarafından verilen diğer görevlere dair yazı ve onaylar
o)Pasaportla ilgili yazılar ve onaylar,
ö) Rektör tarafından verilen diğer görevler.
Genel Sekreter Yardımcısı
Madde 13- Genel Sekreter Yardımcısı tarafından yürütülecek işler ile imzalanacak yazılar ve onaylar şunlardır;
Dekan, Enstitü, Yüksekokul/Meslek Yüksekokulu Araştırma ve Uygulama Merkezi Müdürü Tarafından Yürütülecek İşler İle İmzalanacak Yazılar ve Onaylar
Madde 9- Dekan, Enstitü, Yüksekokul, Meslek Yüksekokulu Araştırma ve Uygulama Merkezi Müdürü tarafından yürütülecek işler ile imzalanacak yazılar ve onaylar şunlardır;
a)Üst makamlardan, diğer Üniversiteler, kurum, kuruluş ve kişiler ile Üniversitenin diğer birimlerinden gelen yazılar ile kişiye özel, çok gizli ve gizli kaydıyla gelen yazıların havalesi,
ç)Birimde görev yapan akademik ve idari personelin yıllık, sağlık, mazeret ve yurtdışı/yurtiçi izin onayları
Bölüm Başkanı Tarafından Yürütülecek İşler İle İmzalanacak Yazılar
Madde 10- Bölüm başkanı tarafından yürütülecek işler ve imzalanacak yazılar ve onaylar şunlardır:
a)Bölüm Kurulu kararlarının üst yazıları ile bölüm yazışmalarının imzası.
Anabilimdalı/Anasanatdalı/Program Tarafından Yürütülecek İşler İle İmzalanacak Yazılar
Madde 11-Anabilim /Anasanatdalı Başkanları tarafından yürütülecek işler ile imzalanacak yazılar ve onaylar şunlardır;
a)Anabilim/Anasanat Bilim Dalı Kurulu kararlarının üst yazıları ile Anabilim/Bilim Dalı yazışmalarının imzası.
İç Denetim Birim Yöneticisi
Madde 14- İç denetim birimi tarafından yürütülecek işler, imzalanacak yazı ve onaylar 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ve İç Denetçilerin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik ve Gaziantep Üniversitesi İç Denetim Yönergesinde belirtilen şekliyle yürütülecektir.
Hukuk Müşaviri
Madde 15- Hukuk Müşaviri tarafından imzalanacak yazılar şunlardır:
Daire Başkanları Tarafından Yürütülecek İşler İle İmzalanacak Yazılar
Madde 16- Daire Başkanları tarafından yürütülecek işler ile imzalanacak yazılar şunlardır; a)Rektör, Rektör Yardımcıları ve Genel Sekreter tarafından imzalanacak yazıların parafı, b)Rektörlük Makamınca kurum içi ve kurum dışı onay almış işlemlerle ilgili yazışmalar,
e)Üniversitemiz Akademik ve İdari Personeli ile öğrencilerinin, akademik ve özlük hakları ile ilgili olarak, Cumhurbaşkanlığı ve bağlı birimleri, TBMM Başkanlığı, alt birim ve komisyon başkanlıkları, Başbakanlık, Bakanlıklar ve Müsteşarlıkları, Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı, Üniversitelerarası Kurul Başkanlığı ve ÖSYM Başkanlığı, İç Denetim Koordinasyon Kurulu, Valilik, Garnizon Komutanlığı ve Büyükşehir Belediye Başkanlıkları, Milli Güvenlik Kurulu Genel Sekreterliği dışında kalan, tüm kamu ve özel kurum, kuruluş ve şahıslarla Rektör Adına yapılan yazışmalar.
Fakülte/Enstitü/Yüksekokul/Meslek Yüksekokulu Sekreteri Tarafından Yürütülecek İşler İle İmzalanacak Yazılar
Madde 17- Fakülte/Yüksekokul/Meslek Yüksekokulu/Enstitü Sekreteri tarafından yürütülecek işler ile imzalanacak yazılar şunlardır;
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Uygulama Esasları
Gelen Yazılar
MADDE 18- “GİZLİ”, “ÇOK GİZLİ”, “KİŞİYE ÖZEL, HİZMETE ÖZEL” yazılar Evrak
Arşiv İşleri Müdürlüğünce teslim alınarak, açılmadan kişiye özel evrak, ilgili yöneticilere, diğer evrak ise Genel Sekretere arz edilerek, havalesini takiben kayda alınacaktır. Kurum dışından gelen diğer evraklar, Evrak Arşiv İşleri Müdürlüğünce kayda alınıp, ilgili birimlere sevk edilecektir. Yazının Rektörlük Makamından onay alması gerekiyorsa, onay sevk edilen birimler tarafından alınacaktır.
Akademik birimlere, gizli yazılar dışında elden ya da posta ile gelen yazılar birimde yetkili olan evrak birim sorumlusu yetkilisi tarafından teslim alınır ve taranarak sisteme dahil edilir, havaleye yetkili kişi tarafından gereği yapılır.
Akademik birimlere EBYS üzerinden gelen yazılar (gizli yazılar haricinde); fakülte/enstitü/yüksekokul/meslek yüksekokulu sekreterleri tarafından teslim alınarak, birim amirinin vermiş olduğu yetki çerçevesinde alt birimlere havale edilir, yetkisi dışındaki yazılar ise birim amirine sunulur.
İdari birimlere EBYS üzerinden gelen yazılar (gizli yazılar haricinde); birim amiri veya görevlendirdiği kişi tarafından teslim alınır.
Giden Yazılar
MADDE 19- İmzalanıp gönderilecek tüm yazılar, Başbakanlığın “Resmi Yazışmalarda uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik” hükümlerine uygun olarak hazırlanacaktır.
Üniversite dışındaki kişi, kurum ve kuruluşlar ile yapılacak (harcama yetkilisi sıfatıyla yapılanlar hariç) ve Rektör adına yetki verilmiş Makamlarca imzalanacak yazılarda, yazının sağ alt köşesine yazıyı imzalayanın adı ve soyadı yazıldıktan sonra, altına " Rektör a. " ibaresi konulacak, bunun altına da memuriyet unvanı yazılacaktır.
Yazılar, yazıyı yazan görevliden başlayarak aşama sırasına göre imzalayacak makama kadar olan ara kademeyi kapsayacak şekilde sıralı amirlerce paraf olunacaktır.
Bilgi Edinme, Müracaat ve Şikayet Başvuruları
MADDE 20- Başbakanlığın 19 Ocak 2006 tarih ve 2006/03 sayılı Genelgesi ve 4982 Sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu uyarınca Üniversitemize elektronik ortamda alınan Vatandaş başvurularının kayıt ve takibini sağlayan Başbakanlık İletişim Merkezi (BİMER) sistemine kayıtlı başvurular Genel Sekreterlik tarafından takip edilecek ve EBYS sistemine dahil edildikten sonra ilgili birime sevk edilip cevap alındıktan sonra en kısa sürede yanıtlanacaktır.
Bütün birim yetkilileri, kendi görev alanlarına giren konularla ilgili birimlerine yapılan başvuruları doğrudan doğruya kabul etmeye, kaydını yaparak konuyu incelemeye ve eğer istenen husus mevcut bir durumun beyanı veya yasal bir durumun açıklanması ise, bunu dilekçe sahiplerine 3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun’da belirtilen usule uygun olarak, yazılı şekilde bildirmeye yetkilidirler. Bunlar dışındaki istemlere ilişkin cevaplar, Genel Sekreter tarafından imzalanacaktır.
3071 Sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun uyarınca, kendisine başvurulan birim yetkilisi, konunun incelenmesini ve çözümünü kendi yetkisi dışında görürse, dilekçeler Genel Sekretere sunulacak, verilecek direktife göre gereği yapılacaktır.
Doğrudan Rektörlük Makamına yapılan yazılı başvurular, bir özellik arz etmediği, Rektör veya Rektör Yardımcıları tarafından görülmesinde bir zorunluluk olmadığı, bir ihbar ya da şikâyeti kapsamadığı takdirde, Yazı İşleri Müdürlüğünce kaydı yapılıp, ilgili birimin adı dilekçe üzerine yazılmak suretiyle, dilekçenin ilgili birime gönderilmesi sağlanacaktır. Bu şekilde ilgili birime giden dilekçeler işleme konulacak ve sonuç, 3071 ve 4982 sayılı Yasalarda belirtilen usule uygun olarak dilekçe sahibine ve ilgili yetkililere yukarıda yazılı esaslar dahilinde yazılı olarak bildirilecektir.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Çeşitli Hükümler ve Yürürlük
Madde 21-
c)İç Denetim Birimi ile İç Denetçilerin yetki, sorumluluk ve yazışma şekli iç denetim mevzuatı hükümleri çerçevesinde yürütülecektir.
ç)İlgili mevzuatında belirtilen yetki ve sorumluluklar anılan mevzuatta gösterildiği şekilde kullanılacaktır.
d)Yürürlükteki mevzuat hükümleri uyarınca devredilemeyecek yetkiler için hiçbir şekilde yetki devri yapılmayacaktır.
Yürürlük
Madde 22-Bu Yönerge Senatoda kabul edildiği tarihte yürürlüğe girer.
Yürütme
Madde 23-Bu Yönerge hükümlerini Rektör yürütür.